AI-register fördjupning
Så dokumenterar du ChatGPT i AI-registret
Så dokumenterar du ChatGPT i AI-registret: fält, exempelrad, riskklassificering och checklista för svenska företag som vill använda AI tryggt.
Ladda ner mallen
Exempelregister i Excel/Sheets + ifylld exempelrad. Word-dokumentet är redigerbart, kompakt formaterat och har en logotyp som enkelt kan bytas ut mot er egen.
Start / AI-register fördjupning
ChatGPT används ofta långt innan företaget har hunnit skapa rutiner. Här får du en praktisk modell för att registrera användningen, fånga riskerna och undvika att AI blir ett svart hål i er styrning.
Bakgrund
Använd en enkel mall för verktyg, ägare, datatyper, risknivå och kontroller.
Praktiska steg
För många företag är ChatGPT det första AI-verktyget som får verklig spridning i organisationen. Det används för att skriva mejl, sammanfatta dokument, översätta…
Att tänka på
Så här kan en rad se ut i praktiken. Anpassa ordvalen efter er egen mall, men behåll nivån av konkretion.
Bakgrund
- Registrera användningen per syfte – inte bara verktygsnamnet.
- Beskriv datan som matas in: kunddata, personuppgifter, avtal, kod eller bara allmän text.
- Sätt regler för granskning, kontoform, avtal och vad som aldrig får klistras in.
- Varför dokumentera ChatGPT?
- Vad ska stå i registret?
- Exempel på registerrad
- Riskklassificering
- Så samlar du in uppgifter
- Checklista
Använd en enkel mall för verktyg, ägare, datatyper, risknivå och kontroller.
Praktiska steg
För många företag är ChatGPT det första AI-verktyget som får verklig spridning i organisationen. Det används för att skriva mejl, sammanfatta dokument, översätta texter, skapa utkast, analysera data, ta fram kod och ge idéer. Just därför räcker det inte att behandla det som “bara en chatbot”.
Ett AI-register hjälper er att se vilka användningar som finns, vem som ansvarar, vilken data som används och vilka risker som behöver hanteras. Det blir en gemensam karta över AI-användningen, inte en kontrollista som samlar damm.
EU:s AI Act bygger på ett riskbaserat synsätt och ställer bland annat krav på AI-kunnighet. För högrisk-AI finns mer detaljerade krav på dokumentation, instruktioner, loggar och mänsklig kontroll. De flesta vanliga ChatGPT-användningar i kontorsarbete är inte högrisk i sig, men samma grundprincip är användbar: ni behöver veta vad systemet används till och vilka skydd som finns runt det.
En bra registerrad ska vara så tydlig att en chef, IT-ansvarig eller ny medarbetare förstår vad som är tillåtet utan att behöva tolka långa policydokument. Börja med följande fält:
Det är ofta bättre att ha flera konkreta rader än en bred rad som säger “ChatGPT används i organisationen”. En bred rad gör det svårt att skilja ofarlig idégenerering från användning som innebär dataskydd, sekretess eller kvalitetspåverkan.
Att tänka på
Så här kan en rad se ut i praktiken. Anpassa ordvalen efter er egen mall, men behåll nivån av konkretion.
Risknivån beror mindre på namnet ChatGPT och mer på sammanhanget. Samma verktyg kan vara låg risk när det används för idéer till en intern presentation, men högre risk om det används för HR-underlag, kundärenden, kodgranskning eller beslutsstöd.
Allmän idégenerering, språkförbättring eller strukturering utan personuppgifter, kunddata eller känslig information.
Återkommande arbetsprocesser, intern information, kundkommunikation eller innehåll som kan påverka kvalitet och varumärke.
Personuppgifter, avtal, ekonomisk data, kod, HR-frågor, säkerhetsinformation eller AI-stöd som påverkar beslut om personer.
Nästa steg
Koppla risknivån till tydliga åtgärder. Låg risk kan räcka med enkla användarregler. Medel risk kräver ofta godkänt konto, instruktioner och mänsklig granskning. Hög risk bör normalt pausas tills juridik, IT-säkerhet och ansvarig chef har bedömt dataskydd, avtal, loggning och behov av konsekvensbedömning.
Den snabbaste vägen är en kort inventering till teamledare och super users. Fråga inte bara “använder ni ChatGPT?”. Fråga vilka arbetsuppgifter de löser, vilken data som används och hur resultatet kontrolleras.
Om ni nyligen har upptäckt dold användning kan du börja med guiden om skugg-AI i organisationen. Den hjälper er att hitta verktyg och användningsfall innan ni fyller registret.
- Skapa en rad per återkommande användningsfall.
- Skriv syftet med användningen i klartext.
- Ange avdelning, systemägare och kontaktperson.
- Notera vilken kontoform som används: privat, gratis, Team, Enterprise, API eller integrerad lösning.
- Lista vilka datatyper som får och inte får matas in.
- Bedöm om resultatet påverkar kunder, anställda, juridik, ekonomi eller beslut.
- Sätt risknivå: låg, medel eller hög.
- Dokumentera kontroller: granskning, instruktioner, utbildning, avtal, loggning och uppföljning.
- Länka till relevant AI-policy eller användarinstruktion.
- Sätt datum för nästa granskning.
Vill ni få en bredare grund först kan ni läsa vad ett AI-register är, se sidan om ChatGPT för företag eller använda vår AI-registermall direkt.
Sammanfattning
ChatGPT kan skapa stor nytta, men det behöver tydliga ramar. När ni dokumenterar användningen i AI-registret får ni kontroll över syfte, data, ansvar, risk och uppföljning utan att bromsa alla experiment.
Börja enkelt. Registrera de vanligaste användningsfallen, sätt tydliga datagränser och följ upp regelbundet. Då blir AI-registret ett praktiskt styrverktyg – inte ännu ett dokument som ingen använder.
Ladda ner vår AI-registermall och använd den för att samla verktyg, ägare, datatyper, risknivåer och kontroller på ett strukturerat sätt.
Vill du få ordning på AI-användningen?
Börja med en enkel AI-registermall. Den hjälper dig att samla verktyg, syften, ansvar och risker på ett ställe.
Ladda ner AI-registermallen