Så skapar du PowerPoint-presentationer med AI

Kort svar: låt AI skapa utkastet – låt människan äga budskapet

AI är redan praktiskt användbart för PowerPoint. Microsofts egna supportsidor beskriver hur Copilot i PowerPoint kan skapa en presentation från en prompt, bygga vidare på en outline, använda ett Word-dokument som underlag, lägga till slides från filer, föreslå bilder och sammanfatta befintliga presentationer. Google beskriver på liknande sätt hur Gemini i Workspace kan användas i Slides för att generera slides, skapa bilder och sammanfatta presentationer.

Det betyder inte att företaget bör släppa presentationer direkt från AI-verktyget. En presentation är ofta extern kommunikation, beslutsunderlag eller säljmaterial. Felaktiga siffror, påhittade kundcase, otydliga källor eller läckta personuppgifter kan skapa större problem än den tid AI sparade.

Vad kan AI hjälpa till med i PowerPoint?

AI är starkast när uppgiften är att gå från material till struktur. Ett säljteam kan ge AI ett godkänt produktblad och be om en 8-slides presentation för en viss kundtyp. En ledningsgrupp kan be om en enkel intern presentation från en rapport. En projektledare kan be om talarmanus, sammanfattning och nästa steg från en befintlig deck.

Microsoft betonar också att Copilot kan arbeta mer varumärkesnära när organisationen använder mallar, Brand Kit eller ett Organization Asset Library. Det är viktigt: ju bättre godkända mallar och exempel ni har, desto mindre tid går åt till att reparera layouten efteråt.

Ett praktiskt arbetsflöde i fem steg

Det vanligaste misstaget är att börja med: ”Gör en presentation om X.” Det fungerar ibland, men ger ofta generiska slides. För företagsanvändning är det bättre att styra processen stegvis.

1. Definiera syfte: vem ska lyssna, vilket beslut vill ni påverka och vad ska personen göra efter presentationen?
2. Samla godkänt underlag: använd publika produkttexter, godkända rapporter, anonymiserade exempel och aktuell företagsmall.
3. Skapa outline först: be AI föreslå slideordning innan den skriver hela decken.
4. Generera och förbättra slides: låt AI skapa rubriker, bullets, visuella idéer och talarmanus – men håll materialet kort.
5. Granska och dokumentera: kontrollera fakta, källor, data, varumärke, budskap och om användningen ska in i AI-registret.

Den här processen fungerar oavsett om teamet använder Copilot i PowerPoint, Gemini i Slides eller ett annat AI-verktyg för första utkastet. Skillnaden ligger i vilka data verktyget får använda och hur materialet godkänns internt.

Promptformel för bättre PowerPoint-utkast

Google rekommenderar att prompts skrivs med naturligt språk, tydlig kontext och uppdelade deluppgifter. Microsofts Copilot-flöden fungerar också bättre när användaren anger mål, underlag och format. För presentationer kan ni använda en enkel formel: roll, mål, målgrupp, kontext, begränsningar, format och granskning.

Be gärna AI skapa en outline först och fråga: ”Vilka delar av underlaget saknas för att detta ska bli en trovärdig presentation?” Det gör att verktyget blir en sparringpartner snarare än en textmaskin.

Datasäkerhet: allt underlag hör inte hemma i AI

PowerPoint-underlag kan innehålla kundcase, interna strategier, prissättning, offerter, budgetar, HR-information och personuppgifter. IMY:s AI-sida påminner om att GDPR ska följas när AI innebär behandling av personuppgifter. IMY:s grundläggande GDPR-principer lyfter bland annat ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering, riktighet, integritet och konfidentialitet.

EU:s AI Act gör dessutom AI-kompetens relevant för organisationer som använder AI-system. Praktiskt betyder det att medarbetare som skapar AI-presentationer behöver förstå både verktygets möjligheter och risker. NIST:s AI Risk Management Framework och generativa AI-profil ger samma övergripande budskap: identifiera risker, styr användningen och granska resultatet.

Checklista innan presentationen delas

• Är syfte, målgrupp och önskad handling tydliga?
• Kommer allt underlag från godkända källor?
• Har AI markerat antaganden och osäkra påståenden?
• Är siffror, datum, citat, kundcase och juridiska påståenden kontrollerade?
• Är presentationen anpassad till företagets mall och tonalitet?
• Finns det personuppgifter, kunddata eller affärshemligheter i prompten eller filen?
• Har ansvarig person godkänt materialet innan extern delning?
• Är användningsfallet dokumenterat i AI-registret om det blir återkommande?